當辦公室租賃面積太大時，您可以考慮向業主申請縮減面積，以下是一份詳細說明，包括步驟和建議，幫助您處理這種情況。

第一步：評估租賃協議

首先，仔細評估您的租賃協議。了解其中有關面積變更的規定和條款。查看是否有關于面積調整的具體規定，如何提出申請以及可能涉及的費用或程序。這將有助于您了解和遵守合同的要求，并準備好與業主進行溝通。

第二步：商議減租意向

在準備與業主溝通之前，明確您的減租意向和原因。是否是因為財務方面的壓力、人員減少或者其他業務變化？明確您的需求，并確保能夠清晰地向業主解釋您的決定。如果您能夠提供合理的解釋和證據，將有助于增加業主接受減租請求的可能性。

第三步：書面申請

準備一份正式的書面申請函件。在信中詳細描述您的減租請求，并提供相關的信息和文件支持您的申請，如公司財務報表、人員減少的證明文件等。確保信函格式正確，內容清晰明了。在信中表達您對當前租約的重視，并強調您希望與業主合作解決問題，以建立積極的合作關系。

第四步：安排會面

與業主安排會面，以面對面地解釋您的減租請求。在會面中，重申您的意圖并提供進一步的解釋和支持材料。確保您準備充分，以回答業主可能提出的問題，并積極傾聽他們的觀點和考慮。在會面中保持專業和禮貌，以促進有效的溝通和解決方案的達成。

第五步：協商解決方案

在會面之后，與業主一起探討可行的解決方案。考慮各種可能的選擇，如減少面積、調整租金、延長租約期限等。尋找雙方都能接受的妥協點，并確保協商的結果符合雙方的利益。可能需要進行多次協商和調整，以達成最終的協議。

第六步：更新租賃協議

一旦達成共識，確保將新的協議內容以書面形式記錄下來，并請雙方簽字確認。更新租賃協議，包括減少的面積、調整后的租金和其他相關條款。在簽署新協議之前，確保仔細閱讀并理解其中的所有條款和條件。如有需要，咨詢專業的法律意見以確保您的權益得到充分保護。

第七步：執行新協議

一旦新協議簽署完成，按照協議的規定執行。將減少的面積返還給業主，根據新的租金支付要求履行付款義務。確保及時向業主提供所有需要的文件和信息，并與其保持良好的合作關系。遵守新協議中的所有條款和條件，以維護租賃關系的穩定和良好。

申請縮減辦公室租賃面積需要一定的準備和溝通，但通過適當的步驟和合作，很可能能夠與業主達成共識。重要的是要清楚地表達您的意圖和原因，提供相關的證據和支持文件，并與業主進行積極的協商和解決方案的探討。與業主保持良好的溝通和合作關系，有助于建立長期的合作伙伴關系，為雙方創造共贏的局面。